Apa Itu Proforma Invoice Dalam Dunia Bisnis?

Temescalalleys –┬áBagi Anda yang bekerja di sektor korporasi atau mengatur aktivitas perdagangan perusahaan, tentunya sudah tahu tentang invoice. Ya, dokumen penting ini wajib dibuat saat melakukan transaksi bisnis atau perusahaan. Pasalnya, invoice merupakan dokumen yang memuat informasi tentang semua barang yang dibeli.

Bukan hanya milik perusahaan atau pebisnis, orang awam sebenarnya memiliki kurang lebih dokumen ini. Saat membeli suatu produk atau jasa, pelanggan pasti akan menerima invoice dengan informasi produk atau jasa yang dibeli, jumlah invoice yang harus dibayar dan tanggal angsuran invoice atau biasa disebut istilah.

Namun dalam aktivitas transaksional, pelanggan tidak selalu menerima invoice sebagai bukti proses jual beli. Ada juga jenis faktur yang disebut faktur proforma yang juga wajib dipahami pedagang. Meskipun terdapat beberapa perbedaan penting, namun sebagian orang masih belum dapat membedakan kedua dokumen penting tersebut.

Padahal, jika Anda sembarangan menyinkronkan dokumen-dokumen tersebut saat melakukan aktivitas transaksional, apalagi dalam skala besar, tidak menutup kemungkinan pengusaha atau perusahaan juga akan mengalami kerugian yang cukup besar. Oleh karena itu, pikirkan tentang apa itu faktur pro forma dan apa bedanya dengan faktur biasa di bawah ini.

Apa Itu Proforma Invoice

Seperti yang telah disebutkan, proforma invoice merupakan dokumen penting dan sekilas terlihat sama dengan invoice pada umumnya. Namun, faktur proforma sebenarnya sangat berbeda dari faktur pembelian biasa. Oleh karena itu, pastikan Anda mengetahui perbedaannya agar transaksi bisnis Anda berjalan dengan lancar.

Biasanya, faktur proforma adalah faktur atau faktur yang dikeluarkan untuk pelanggan oleh penjual atau pemasok sebelum barang atau jasa dikirimkan. Karena barang atau jasa yang terlibat dalam transaksi belum diterima oleh pembeli, faktur pro forma ini hanyalah dokumen atau faktur sementara. Dengan kata lain, pembeli hanya perlu membaca isi faktur sementara dan mengkonfirmasi harga, jumlah, dan total tagihan yang harus dia bayarkan nanti.

Faktur pro forma juga biasa disebut sebagai faktur pengganti sementara. Pasalnya, invoice dikeluarkan saat penjual mengirimkan barang yang dipesan oleh pembeli atau melakukan servis secara bertahap. Oleh karena itu, dokumen tersebut adalah faktur pengingat kepada pembeli jasa backlink yang dikeluarkan penjual setiap kali dia mengirimkan produk dan memeriksa kebenaran barang dan jumlah yang diterima.

Alasan Proforma Invoice Penting

Pada dasarnya terdapat 7 fungsi utama proforma invoice dalam kegiatan transaksional. Fungsi penyusunan dokumen tersebut tentunya bermanfaat untuk meningkatkan kepercayaan antara penjual dan pembeli serta untuk memastikan tidak ada kecurangan yang dapat dilakukan oleh salah satu pihak.

Indikator Harga: Fungsi pertama dari faktur proforma adalah untuk menunjukkan harga atau jumlah faktur yang harus dibayar pembeli.

Penjual dapat memperkirakan jumlah produk: dengan faktur, penjual dapat memperkirakan jumlah produk yang akan dibeli oleh pelanggan.

Membantu Pembeli Mengkonfirmasi Barang: Pembeli juga dapat memastikan apakah barang dan jumlah pesanan sudah benar melalui faktur proforma atau tidak.

Referensi: Fungsi keempat dari dokumen adalah sebagai referensi hukum yang dapat dimasukkan ke dalam catatan keuangan baik pembeli maupun penjual. Pembeli juga dapat menerbitkan faktur sementara sebagai pengingat jumlah barang yang diterima saat mereka ingin menjualnya kembali.

Dalam beberapa kasus, faktur proforma juga dapat digunakan sebagai faktur pajak. Terakhir, fungsi proforma invoice adalah untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam aktivitas transaksi pembeli atau penjual. Oleh karena itu, berkat fitur-fitur ini, seringkali bisnis transaksional mengeluarkan faktur pro forma.